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Assistant de direction régionale (H/F) Fraternité Régionale Mediterranée

  • Référence : GC/2576
  • Date : 18.10.2017
  • Lieu : Marseille
  • Type de contrat : CDI
  • Temps de travail : Temps partiel 28h hebdomadaires

Description

Sous la hiérarchie du Directeur régional, vous prenez en charge le traitement administratif et l’organisation logistique d’activités sur le périmètre régional en étroite collaboration avec la direction régionale. Vous assurez son assistanat et facilitez la circulation de l’information entre les acteurs de la région et participez à l’organisation d’actions au niveau régional et local.

Principales Missions :

Assurer l’assistanat de la direction régionale et la gestion administrative de certains dossiers régionaux : 

  • Effectuer le secrétariat classique : courrier, saisie de documents, convocations, compte rendus, organisation de réunion…
  • Accueil téléphonique et physique, courriers, mails, gestion du répertoire téléphonique
  • Local, archivage.
  • Assurer l’organisation des instances : compte-rendu des Conseils et conférences de région, diffusion aux membres actifs, gestion des bases de données, suivi des mandats et des sollicitations d’élus.
  • Contribuer à la préparation et au suivi de certains dossiers de gestion (suivi administratif des subventions…).
  • Préparation du rapport annuel d’activité : collecter les indicateurs d’activité (extractions de la base de données, remontées des équipes), les consolider au niveau régional et les transmettre à la direction régionale.
  • Soutien ponctuel à certains évènements locaux.
  • Déplacements ponctuels possibles (région et Paris).
  • Ouverture et fermeture des locaux.

Apporter un appui administratif et organisationnel aux équipes d’action en lien avec les référents salariés sur les sites des différentes implantations de la région.

Profil recherché :

  • Diplôme de niveau Bac + 2 (BTS, DUT, …) Assistant de direction ou Assistant de gestion + 3 à 5 années d’expérience ou Bac en secrétariat avec 7 à 10 années d’expérience professionnelle dans un poste équivalent
  • Expérience du travail avec des bénévoles, appréciée
  • Capacité d’écoute, d’adaptation ; fortes capacités relationnelles ; confidentialité
  • Capacité à travailler en équipe et en réseau dans un environnement complexe
  • Capacité à s’organiser et à prioriser
  • Rigueur, autonomie, capacité à prendre des initiatives et à rendre-compte
  • Excellente maîtrise du Pack Office 
  • Excellente orthographe
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